Rosnące koszty zatrudnienia, deficyt kandydatów i presja na efektywność sprawiają, że przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po usługi agencji pracy lub zatrudnienie w usługach outsourcingowych. Oba rozwiązania zyskały na znaczeniu, bo pozwalają szybko uzupełnić braki kadrowe bez rozbudowy etatów. Ale w praktyce różnią się zakresem odpowiedzialności, strukturą kosztów i wpływem na organizację. Jak wybrać właściwy model?
Jeszcze kilka lat temu elastyczne formy zatrudnienia były dodatkiem do klasycznych etatów. Dziś coraz częściej stają się dla firm sposobem na przetrwanie w realiach rosnących kosztów, deficytu pracowników i zmieniającego się rynku.
Temat: praca tymczasowa a „outsourcing pracowników”, wraca więc do menedżerów HR i właścicieli firm z nową siłą. Bo chociaż oba modele służą temu samemu celowi, czyli zapewnieniu dostępności ludzi do pracy, to działają w zupełnie inny sposób i mają inne konsekwencje prawne, organizacyjne i finansowe. W efekcie przedsiębiorcy coraz częściej pytają: czy lepiej zatrudniać pracowników tymczasowych przez agencję, czy zlecić cały postawić na outsourcing? W tym artykule przyjrzymy się obu modelom, pokazując, kiedy praca tymczasowa, a kiedy outsourcing procesowy sprawdzają się najlepiej.
Praca tymczasowa
W produkcji realia potrafią zmieniać się bardzo szybko, a praca tymczasowa jest odpowiedzią na te zmiany. To rozwiązanie, które pozwala błyskawicznie reagować bez konieczności rozbudowy etatów i tworzenia nowych struktur kadrowych.
Jak to działa w praktyce? Agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracownika: zawiera z nim umowę, zgłasza do ZUS, wypłaca wynagrodzenie i dba o przestrzeganie przepisów. Następnie kieruje go do konkretnej firmy, tzw. pracodawcy użytkownika, który organizuje jego codzienną pracę i wyznacza zadania.
To układ win–win:
- agencja bierze na siebie formalności, administrację i kwestie prawne,
- firma zyskuje gotowe wsparcie kadrowe dokładnie wtedy, gdy go potrzebuje.
Z punktu widzenia prawa taki pracownik może wykonywać swoje obowiązki u jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy. Z punktu widzenia biznesu to często wystarczająco długo, by przejść przez sezonowy peak, wprowadzić nową linię produkcyjną albo zrealizować duży kontrakt. Praca tymczasowa daje więc firmom to, czego dziś najbardziej potrzebują: czas, elastyczność i spokój operacyjny.
„Outsourcing pracowników” – co to właściwie znaczy?
Zgodnie z przepisami prawa, poprawna nazwa tego modelu to outsourcing procesowy. Jednak w praktyce biznesowej i języku codziennym częściej mówi się po prostu o „outsourcingu pracowniczym”. Na potrzeby tego artykułu będziemy stosować te pojęcia naprzemiennie.
Na czym polega outsourcing w kontekście zatrudnienia? To zdecydowanie więcej, niż zapewnienie pracowników. W tym modelu firma outsourcingowa, taka jak Human Group, bierze na siebie odpowiedzialność za cały proces operacyjny. To znaczy, że nie przekazuje pojedynczych pracowników, ale zarządza określonym obszarem działalności klienta np. linią produkcyjną, działem magazynowym, procesem pakowania czy obsługą zwrotów w e-commerce.
Przykłady zastosowania outsourcingu
Outsourcing świetnie sprawdza się tam, gdzie liczy się skala, powtarzalność i efektywność:
- w logistyce przy kompletacji i wysyłce towarów,
- w produkcji na liniach montażowych lub w pakowaniu,
- w branży usługowej np. w call center, sprzątaniu czy utrzymaniu czystości,
- w obsłudze technicznej przy konserwacji i utrzymaniu infrastruktury.
Dla firm oznacza coś więcej, niż tylko wsparcie kadrowe. Outsourcing pozwala przenieść odpowiedzialność za efekty pracy na zewnętrznego partnera, rozliczać się za wynik, a nie za etat. Zamiast prowadzić rekrutacje, nadzorować grafiki i rozliczać listy płac, przedsiębiorca otrzymuje kompleksową usługę z jasno określonymi KPI i kosztami.
Nie bez powodu wiele firm postrzega outsourcing jako stabilniejsze rozwiązanie niż zatrudnianie tymczasowych pracowników. Ten model oznacza mniej formalności, większą przewidywalność kosztów i lepszą kontrolę nad efektywnością. Oczywiście, jak każde rozwiązanie, ma też swoje ograniczenia. „Outsourcing pracowników” wymaga zaufania i precyzyjnego określenia zakresu odpowiedzialności, bo to dostawca usługi odpowiada nie tylko za ludzi, ale też za jakość procesu.
Praca tymczasowa a „outsourcing pracowników” – najważniejsze różnice
Choć pojęcie pracy tymczasowej i outsourcingu procesowego często pojawiają się obok siebie, w rzeczywistości opisują dwa różne modele organizacji zatrudnienia. Na pierwszy rzut oka oba rozwiązania pomagają firmom zwiększyć elastyczność kadrową, jednak różnią się zakresem odpowiedzialności, kosztów logistycznych i operacyjnych czy sposobem zarządzania personelem i celem współpracy.
Kto jest pracodawcą?
W przypadku pracy tymczasowej pracownicy są formalnie zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej. To właśnie agencja odpowiada za podpisanie umowy, rozliczenia, wypłatę wynagrodzenia i zgłoszenie do ZUS. Pracownik wykonuje jednak zadania w innej firmie, czyli u tzw. pracodawcy użytkownika, który organizuje jego codzienną pracę. W modelu outsourcingowym natomiast to firma outsourcingowa jest jednocześnie pracodawcą i wykonawcą usługi, czyli zatrudnia, szkoli i zarządza zespołem we własnym imieniu.
Praca tymczasowa polega więc na udostępnieniu pracownika do wykonywania zadań określonych przez klienta. W praktyce oznacza to, że agencja dostarcza pracowników, a firma kieruje ich pracą. W przypadku outsourcingu jest inaczej: dostawca usług przejmuje cały proces operacyjny, np. pakowanie, logistykę czy obsługę zwrotów, i sam odpowiada za jego realizację. Klient nie zarządza poszczególnymi osobami, lecz zleca wykonanie konkretnego zadania lub odcinka działalności.
Praca tymczasowa a outsourcing
- Charakterystyka pracy tymczasowej to elastyczność i krótkoterminowość: zatrudnienie w usługach pracy tymczasowej idealnie sprawdza się przy sezonowych wzrostach produkcji, w okresach zwiększonych zamówień lub przy nagłych brakach kadrowych.
- Outsourcing procesowy ma charakter długofalowy, a współpraca trwa tyle, ile obowiązuje kontrakt na realizację usługi. Dostawca odpowiada nie tylko za zespół, lecz również za efekty i jakość procesu.
Kto kontroluje personel?
W pracy tymczasowej kontrola i nadzór nad pracownikiem spoczywają po stronie klienta. To on decyduje o harmonogramie, metodach pracy i standardach jakości. W outsourcingu jest inaczej. To dostawca usług zarządza zespołem, ustala priorytety i rozlicza efektywność według ustalonych KPI.
Podsumowując, zatrudnienie w usługach pracy tymczasowej jest rozwiązaniem krótkookresowym i operacyjnym, pozwala szybko reagować na potrzeby kadrowe. Outsourcing procesowy (pracowniczy) to natomiast model strategiczny, który przenosi odpowiedzialność i zarządzanie całym obszarem działalności na zewnętrznego partnera.
Co bardziej się opłaca? Analiza kosztów i korzyści
Wybór między pracą tymczasową a outsourcingiem procesowym rzadko sprowadza się do prostego porównania stawek godzinowych. Jak wskazaliśmy już wcześniej, praca tymczasowa i outsourcing to dwie zupełnie różne usługi, które różnią się zakresem odpowiedzialności.
W modelu pracy tymczasowej firma użytkownik płaci za czas pracy pracownika i obsługę administracyjną. Dlatego w porównaniu z outsourcingiem oznacza to: niższy koszt jednostkowy.
W outsourcing procesowym firma zewnętrzna bierze odpowiedzialność nie tylko za ludzi, ale za wynik. W związku z tym koszt usługi outsourcingu jest wyższy, a klient płaci nie za roboczogodziny, a za konkretny rezultat.
Efektywność operacyjna vs. elastyczność zatrudnienia
Charakterystyka pracy tymczasowej sprawia, że ten model najlepiej sprawdza się tam, gdzie potrzebna jest elastyczność i szybka reakcja na zmiany np. w sezonach, przy wzroście zamówień lub podczas uruchamiania nowych linii produkcyjnych.
Z kolei outsourcing procesowy koncentruje się na efektywności operacyjnej. Partner zewnętrzny przejmuje odpowiedzialność za wyniki, utrzymanie ciągłości procesów i osiąganie ustalonych wskaźników. To rozwiązanie dla firm, które chcą stabilnych kosztów i przewidywalnych efektów w dłuższej perspektywie.
Kiedy outsourcing przynosi większe ROI, a kiedy lepszym wyborem jest praca tymczasowa?
- Outsourcing zwykle zapewnia wyższy zwrot z inwestycji (ROI) tam, gdzie liczy się skala i powtarzalność np. w logistyce, produkcji masowej, obsłudze zwrotów czy sprzątaniu przemysłowym. Klient płaci za usługę, a nie za etaty, dzięki czemu ryzyko operacyjne i personalne przenosi się na dostawcę.
- Świadczenia usług pracy tymczasowej są z kolei bardziej opłacalne w projektach krótkoterminowych, sezonowych lub wymagających szybkiego zwiększenia liczby pracowników. Agencja pracy tymczasowej może w krótkim czasie dostarczyć gotowych do pracy kandydatów, zapewniając legalne zatrudnienie i elastyczność kosztową.
Przykłady z rynku: case studies Human Group
Aby wyraźnie pokazać, jak różnymi usługami są „outsourcing pracowników” i praca tymczasowa, poniżej opisujemy dwa przykłady naszych projektów.
1. Outsourcing w branży artykułów dziecięcych
Nasz klient, lider rynku artykułów dziecięcych, stanął przed wyzwaniem, które doskonale pokazuje, jak duże znaczenie ma dobrze zaplanowana umowa outsourcingowa. Firma potrzebowała trzydziestu doświadczonych operatorów wózków widłowych, gotowych do pracy w przy zmiennych grafikach.
Problemem był niedobór kandydatów na lokalnym rynku, presja czasu i konkurencja w regionie, która znacząco podniosła stawki. Dodatkowym utrudnieniem była specyfika magazynu, która wymagała wysokiej dokładności w kompletowaniu zamówień.
Zaproponowaliśmy klientowi całościowe rozwiązanie oparciu o umowę outsourcingu. W jej ramach przejęliśmy pełną odpowiedzialność za proces zatrudnienia, wdrożenie i bieżące zarządzanie zespołem. W strukturze projektu działał stały lider outsourcingowy, który był łącznikiem między naszym zespołem a kierownikami zmian po stronie klienta. Dzięki temu możliwe było reagowanie na bieżąco, bez zbędnych procedur i z pełną kontrolą nad efektywnością pracy.
W ramach usługi outsourcingu dostarczyliśmy zespół pracowników o potwierdzonych kompetencjach manualnych i wysokiej precyzji działania, co pozwoliło zminimalizować błędy kompletacyjne. Nasz lider pracujący z zespołem odpowiadał na bieżąco za realizację założonych KPI, grafiki pracy i jakość.
Efekt? Pełne zabezpieczenie operacji logistycznych, brak przestojów, zmniejszenie liczby błędów kompletacyjnych i znaczne odciążenie działu operacyjnego klienta. Nasze działania potwierdziły, że dobrze skonstruowana umowa outsourcingowa może być nie tylko rozwiązaniem doraźnym, ale też narzędziem realnego wzrostu efektywności biznesowej.
2. Praca tymczasowa w praktyce: sezonowy projekt dla producenta ozdób świątecznych
Jednym z przykładów realizacji, która doskonale pokazuje charakterystykę pracy tymczasowej, był projekt dla polskiego producenta ozdób świątecznych. Firma potrzebowała w krótkim czasie zatrudnić aż 120 osób do pracy przy wytwarzaniu ozdób z żywej choinki w warunkach jesienno-zimowych i przy dużej wilgotności powietrza.
W tym przypadku praca tymczasowa w Polsce okazała się najlepszym rozwiązaniem: elastycznym, szybkim i dopasowanym do sezonowego charakteru działalności. Human Group w krótkim czasie przygotowała pulę kandydatów gotowych do pracy fizycznej, w tym wielu sprawdzonych pracowników powracających cyklicznie. Zespół agencji wsparł również procesy legalizacyjne, aby osoby spoza Polski mogły rozpocząć pracę bez opóźnień.
Zgodnie z pojęciem pracy tymczasowej, pracownik tymczasowy świadczy pracę na rzecz i pod kierownictwem klienta, pozostając jednocześnie zatrudnionym przez agencję. W tym projekcie oznaczało to, że codzienna organizacja pracy: grafiki, podział zadań i kontrola jakości leżały po stronie klienta, a Human Group odpowiadała za rekrutację, dokumentację, rozliczenia i wsparcie operacyjne.
Projekt wymagał dużej elastyczności i koordynacji, zwłaszcza że praca odbywała się w wymagających warunkach pogodowych i fizycznych. Zapewniliśmy pełną obsadę kadrową dostarczoną terminowo, niską rotację i nieprzerwaną produkcję mimo trudnych warunków. Firma sama zarządza personelem i procesem produkcyjnym, a my jako agencja dostarczyliśmy pracowników i załatwiliśmy kwestie formalne. To właśnie ta współodpowiedzialność dzielona między klienta i agencję najlepiej oddaje charakterystykę pracy tymczasowej w praktyce.
Ten projekt jasno pokazuje, że choć praca tymczasowa jest niezwykle skutecznym narzędziem szybkiego reagowania na potrzeby kadrowe, to w porównaniu do outsourcingu wymaga znacznie większego zaangażowania po stronie klienta.
Podsumowanie
Zarówno świadczenia usług pracy tymczasowej, jak i umowa outsourcingowa, mogą przynieść wymierne korzyści biznesowe, pod warunkiem, że są dobrze dopasowane do potrzeb organizacji. Właściwie zaprojektowany model współpracy pozwala firmie nie tylko zyskać ludzi do pracy, ale przede wszystkim odzyskać czas i koncentrację na tym, co naprawdę strategiczne.
Human Group wspiera swoich klientów w wyborze i wdrożeniu najlepszego rozwiązania: od rekrutacji po pełną obsługę operacyjną w ramach outsourcingu. Bo elastyczne formy zatrudnienia to nie tylko sposób na uzupełnienie braków kadrowych. To sposób na mądre i nowoczesne zarządzanie potencjałem ludzi.
