Sygnalista to ktoś, kto pracuje w firmie i zgłasza łamanie prawa, o którym dowiedział się w związku z wykonywaną pracą. Ochrona sygnalistów nie tylko zapewnia zgodność z regulacjami, lecz także jest istotnym elementem budowania przejrzystości i odpowiedzialności w strukturze organizacyjnej.
Poniżej prezentujemy 6 etapów, które mogą być pomocne w efektywnym wdrażaniu procesu obsługi sygnalistów w Twoim przedsiębiorstwie.
Etapy 1: Wyznacz osobę odpowiedzialną za powyższy temat w firmie.
Pierwszym działaniem jest wskazanie osoby lub działu w przedsiębiorstwie odpowiedzialnego za przyjmowanie i zarządzanie doniesieniami od sygnalistów. Może to być dział HR, dział prawny, biuro administracyjne lub zewnętrzna instytucja (na przykład kancelaria prawna). Istotne jest, aby ta jednostka gwarantowała poufność informacji i anonimowość informatorów w Twojej organizacji.
Etap 2 : Stwórz procedurę raportowania wewnętrznego.
Każda organizacja powinna opracować własny sposób raportowania. Przepisy określają pewne minimalne wymagania, ale resztę pozostawiają do decyzji danej firmy.
Etap 3 : Konsultacja z zespołem pracowniczym.
Zanim procedura zgłaszania wewnętrznego zostanie wdrożona, istotne jest przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami zespołu pracowniczego. Zaleca się, aby konsultacje trwały od 5 do 10 dni, co pozwoli pracownikom zapoznać się z procedurą i zgłosić ewentualne uwagi.
Etap 4 : Wdrożenie efektywnego kanału zgłoszeń dla sygnalistów.
Po zaakceptowaniu procedury, należy uruchomić skuteczny kanał zgłoszeń dla sygnalistów. Konieczne jest zapewnienie możliwości zgłaszania zarówno ustnie, jak i na piśmie (tradycyjnie lub elektronicznie). Może to być specjalna strona internetowa, formularz online lub dedykowana infolinia z opcją nagrywania. Można zastosować różne kanały wymiany informacji, ale ważne jest, aby przynajmniej jeden z nich był zawsze dostępny. Kluczowe jest zapewnienie łatwego dostępu bez konieczności posiadania dodatkowych uprawnień.
Etap 5 : Informowanie pracowników o procedurach wewnętrznych i zewnętrznych.
Każdy pracownik powinien być poinformowany o istnieniu i funkcjonowaniu systemu zgłaszania nieprawidłowości. Procedury wewnętrznych zgłoszeń powinny być opisane w dostępnych materiałach dla pracowników, takich jak:
- polityka firmy,
- wewnętrzne procedury
- instrukcje dotyczące zgłaszania naruszeń.
Nowi pracownicy powinni być zaznajomieni z procedurą już na etapie rekrutacji. Wszystkie te materiały mogą być udostępnione w Internecie, a nowi pracownicy powinni być o nich informowani podczas on-boardingu. Aby zbudować zaufanie wśród pracowników, ważne jest podkreślenie środków ochrony dla sygnalistów obowiązujących w Twojej organizacji. Zgłaszający muszą mieć pewność, że nie spotka ich żadna reakcja odwetowa. Dodatkowo, należy poinformować kadrę o możliwości składania zgłoszeń na zewnątrz – do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych instytucji publicznych. Informowanie o takiej możliwości zgłaszania, pomaga zachęcić do korzystania z wewnętrznych procedur zgłaszania w firmie.
Więcej o komunikacji wewnętrznej w firmie przeczytasz tutaj: https://humangroup.pl/4-sposoby-jak-wykorzystac-skuteczna-komunikacje-wewnetrzna-do-zwiekszenia-zaangazowania-pracownikow/.
Etap 6 : Sprawne obsługiwanie zgłoszeń i budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy.
Profesjonalna obsługa sygnalistów jest kluczowa dla budowania zaufania wewnątrz organizacji. Dzięki sprawnie działającemu systemowi, możliwe jest szybkie i efektywne reagowanie na zgłoszenia. Ważne jest, aby sygnaliści otrzymywali informacje zwrotne na każdym etapie procesu – nie tylko podczas składania zgłoszeń, ale także w trakcie podejmowania działań naprawczych. Transparentne i uczciwe traktowanie przyczynia się do budowania pozytywnego Employee Experience.
Podsumowanie
W sferze kultury organizacyjnej sygnaliści sprzyjają poprawie transparentności, promowania odpowiedzialności oraz wzmacniania etyki i uczciwości w firmie. To tworzy bezpieczne środowisko dla pracowników do zgłaszania niewłaściwych zachowań. Sygnaliści mają także potencjał do wskazywania problemów i obszarów wymagających ulepszeń w firmach, co otwiera drogę do optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności w organizacji.
Jeśli potrzebujesz pomocy ekspertów w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi zachęcamy do kontaktu z jednym z naszych oddziałów:
https://humangroup.pl/wroclaw/
https://humangroup.pl/warszawa/
https://humangroup.pl/katowice/
