Zatrudniasz pracowników z zagranicy? Świetnie – ale to dopiero początek. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się w pierwszych dniach ich pracy. Onboarding cudzoziemców to coś więcej niż podpisanie umowy i pokazanie szatni. To inwestycja w zaangażowanie, bezpieczeństwo i efektywność zespołu. Zobacz, jak zrobić to dobrze – i dlaczego warto.
Zatrudnienie cudzoziemców to coraz częstszy obrazek polskiego rynku pracy. Jak podaje GUS, pod koniec listopada 2024 roku cudzoziemcy stanowili niemal 7% ogółu osób zatrudnionych w naszym kraju. To przekłada się na aż 1 069 400 pracujących obcokrajowców. Te dane jasno wskazują, że pracodawcy nie mogą lekceważyć procesu onboardingu kulturowego.
Właściwe wdrożenie nowych pracowników przekłada się na wyższą efektywność pracy i mniejszą rotację na stanowiskach. To z kolei pomaga zapewnić ciągłość operacyjną przedsiębiorstwa. Jednak dobrze przeprowadzony onboarding przynosi znacznie więcej korzyści – to m.in. większe zaangażowanie i identyfikowanie się pracowników z organizacją.
Dlatego w dzisiejszym artykule skupimy się na onboardingu cudzoziemców. Zastanowimy się, z jakimi problemami borykają się pracownicy z zagranicy podczas wdrożenia do pracy oraz jak pracodawcy mogą im ułatwić ten proces.
Z czym mierzy się cudzoziemiec w pierwszych dniach pracy na produkcji?
Pierwsza bariera to oczywiście ta językowa. Problem z płynną komunikacją może powodować poczucie strachu i niepewności, a to z pewnością nie wpływa korzystnie na nastawienie w pracy. Kolejny problem to różnice kulturowe. Często nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale nawet drobne gesty czy sposób bycia mogą być odczytywane zupełnie inaczej przez przedstawicieli różnych kultur. To z kolei może prowadzić do kolejnej bariery komunikacyjnej – źle odczytywanych komunikatów.
Nowo przybyły pracownik, zwłaszcza jeśli pochodzi z dalekiego zakątka świata, może też nie mieć pojęcia o zwyczajach organizacyjnych panujących w firmie. System pracy, zasady hierarchii czy chociażby przepisy BHP mogą się zasadniczo różnić od tych, jakie panują w kraju pochodzenia pracownika.
Wszystko to może prowadzić do naprawdę kiepskiego samopoczucia. Skuteczną receptą na pokonanie tych barier jest dobrze zaplanowany onboarding cudzoziemców.
Przeczytaj również: Jak zatrzymać dobrego pracownika fizycznego? 5 sprawdzonych strategii retencji
Onboarding krok po kroku – sprawdzony proces dla pracowników zagranicznych
Stare porzekadło mówi, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Dlatego mając na uwadze dobre doświadczenia nowych pracowników, onboarding obcokrajowców trzeba zaplanować ze szczególną uwagą. Poniżej znajdziesz sprawdzony schemat dla pierwszych dwóch dni w firmie, który ułatwi nowym członkom zespołu płynne dołączenie do załogi.
Onboarding obcokrajowców: dzień pierwszy
To dzień, który w dużym skrócie można by streścić pod hasłem prezentacji i formalności. Pierwsze chwile w zakładzie pracy podczas onboardingu obcokrajowców należy poświęcić na dopełnienie koniecznych dokumentów, oprowadzenie po zakładzie i przedstawienie całego zespołu. Również tego dnia pod swoje skrzydła nowego pracownika powinien wziąć koordynator.
Onboarding obcokrajowców: dzień drugi
Drugi dzień to moment, kiedy może już nastąpić zapoznanie ze stanowiskiem pracy oraz podjęcie pierwszych działań. Pracownik powinien najpierw obserwować, jak wygląda praca na jego stanowisku. To czas na zadawanie pytań i pierwsze czynności pod czujnym okiem bardziej doświadczonego pracownika.
Jakie materiały onboardingowe przygotować?
Kolejny element skutecznego onboardingu to materiały, jakie otrzyma nowy pracownik, przygotowane oczywiście w jego ojczystym języku. Zadbaj przede wszystkim o to, aby zestaw był gotowy jeszcze przed pierwszym dniem w pracy. Oto najważniejsze materiały, jakie powinny znaleźć się w teczce nowego pracownika:
- zestaw powitalny – tutaj powinny znaleźć się dokładne informacje o adresie i godzinie rozpoczęcia pracy,
- kontakt do koordynatora lub lidera,
- harmonogram onboardingu,
- instrukcja BHP oraz lista zwyczajów i zasad panujących w zakładzie pracy,
- instrukcja stanowiskowa, która będzie wyraźnie wskazywać opis czynności wykonywanych na danym miejscu pracy.
Koordynator jako buddy
W całym procesie onboardingu cudzoziemców szalenie ważna jest rola lidera. Koordynator powinien przede wszystkim posługiwać się językiem ojczystym zatrudnianych pracowników lub innym, który zatrudnieni rozumieją. Co więcej, w takim przypadku lider powinien przyjąć rolę, jaką w świecie białych kołnierzyków odgrywa buddy.
Co to oznacza w praktyce? Buddy na hali produkcyjnej czy w magazynie to osoba, do której nowy pracownik może zwrócić się z każdym pytaniem i problemem. Lider wcielający się w taką rolę powinien być komunikatywny i otwarty, aby z empatią odpowiedzieć na potrzeby często zagubionego w pierwszych dniach pracownika.
Po zakończonym onboardingu cudzoziemców dobrą praktyką jest przeprowadzenie ankiety. Przekonajcie się, czy wypracowane procesy faktycznie działają, które elementy rzeczywiście wspierały wdrożenie, a nad którymi należy się jeszcze pochylić. To najlepszy sposób, aby w przyszłości uniknąć błędów, a co za tym idzie, poprawić efektywność onboardingu.
Komunikacja w zespole wielokulturowym – jak uniknąć nieporozumień?
Wielokulturowy zespół bywa wyzwaniem nie tylko na etapie onboardingu. Aby praca w tak skomponowanej brygadzie przebiegała sprawnie, należy zadbać o odpowiednią komunikację. Oto kilka porad, dzięki którym usprawnisz ten proces.
- Aplikacja WORK – to nasze autorskie narzędzie, które pozwala na tłumaczenie rozmów w czasie rzeczywistym. Co więcej, program ma dużo funkcjonalności, które pozwalają na codzienne zarządzanie pracą, np. kontrolowanie grafiku, sprawdzanie feedbacku od lidera.
- Piktogramy w hali produkcyjnej i na stanowiskach pracy – znasz powiedzenie, że czasem jeden obraz mówi więcej niż tysiąc słów. W komunikacji międzykulturowej to zdanie sprawdza się szczególnie dobrze. Warto postawić na proste piktogramy, które zastąpią komunikaty tekstowe. To ponadkulturowy przekaz, który opiera się na intuicyjnym rozumieniu komunikatu.
Jak dodatkowo firmy mogą wspierać współpracę między polskimi a zagranicznymi pracownikami? W kulturę organizacyjną firm zatrudniających cudzoziemców powinny zostać wpisane szkolenia oraz cały system komunikacji opartej na szacunku i wzajemnej otwartości. Z pewnością wspierające będą warsztaty, na których pracownicy będą mogli poznać zwyczaje przybyszów zza granicy oraz – na odwrót – bardzo wspierające dla cudzoziemców może okazać się chociaż pobieżne poznanie polskich zwyczajów.
Jak agencja pracy może wesprzeć onboarding i komunikację?
Sprawdzonym sposobem na usprawnienie onboardingu obcokrajowców jest współpraca z agencją zatrudnienia. Takie firmy jak Human Group mają opracowane procesy onboardingu dopasowane do różnych branż. Co więcej, nasi koordynatorzy mają doświadczenie we wdrażaniu pracowników różnych narodowości. Oto kilka powodów, dla których warto zdać się na pomoc agencji zatrudnienia w onboardingu obcokrajowców:
- Opracowane manuale, instrukcje i poradniki – agencje, takie jak nasza, które działają na rynku od wielu lat, mają już wypracowane sprawdzone procesy. Przeprowadziliśmy setki onboardingów obcokrajowców, dlatego dysponujemy całym systemem materiałów – manuali, instrukcji, poradników czy przewodników, które pomagają przełamać barierę kulturową i zapewnić pracownikom komfortowe wdrożenie w nowym miejscu pracy.
- Tłumaczenia, koordynacja, stały kontakt z pracownikiem – w nowym miejscu pracy nic nie zastąpi wsparcia drugiego człowieka, zwłaszcza takiego z doświadczeniem. Dlatego nasi koordynatorzy są realnym wsparciem w onboardingu obcokrajowców. Można się z nimi kontaktować np. za pomocą aplikacji WORK czy na bezpośrednich spotkaniach.
- Onboarding obcokrajowców z agencją to dobry sposób na optymalizację – zlecenie tego procesu agencji jest sprawdzonym sposobem na odciążenie firmowych zespołów HR oraz przyspieszenie całej procedury. W rezultacie firmy nie tylko oszczędzają czas, ale również mogą efektywniej zarządzać budżetem.
Chcesz usprawnić onboarding cudzoziemców w swojej firmie? Porozmawiajmy!
Skuteczny onboarding cudzoziemców nie dzieje się przypadkiem – to efekt dobrze przemyślanych działań, za którymi stoją konkretni ludzie, doświadczenie i sprawdzone procesy. W Human Group wiemy, jak zbudować wdrożenie, które naprawdę działa – bez chaosu, niedopowiedzeń i językowych barier.
Jeśli chcesz zadbać o dobry start swoich pracowników z zagranicy i realnie odciążyć wewnętrzne zespoły HR – skontaktuj się z nami.
Wspólnie zaplanujemy onboarding, który nie tylko spełni oczekiwania, ale będzie przewagą na konkurencyjnym rynku pracy.
