Potencjał Twojego zespołu zaczyna się uwalniać od momentu dobrze przeprowadzonej oceny wyników badania wydajności pracowników. Jeśli analiza wyników zostanie prawidłowo wykonana, może lepiej zmotywować pracowników, zwiększać ich zaangażowanie oraz przyczyniać się do szybszego osiągnięcia celów firmy. Poniżej znajdziesz nasz mały przewodnik, który pomoże Ci w skutecznym przeprowadzeniu oceny wydajności pracy.
Czym jest ocena wydajności pracownika?
Jest to narzędzie pozwalające uczciwie i obiektywnie mierzyć, jak dobrze pracownik spełnia swoje zadania i obowiązki zawodowe. Przyczynia się ono do osiągnięcia ogólnych celów firmy.
Jakie są korzyści z analizowania wyników oceny wydajności pracownika?
- Podejmowanie decyzji dotyczących pracownika w oparciu o zebrane dane. Główny cel związany z oceną wyników, to zapewnienie dobrego punktu odniesienia podczas podejmowania decyzji dotyczących talentów. Oceny zawsze obejmują bardzo ważne aspekty takie jak: dostosowywanie wynagrodzenia, premie, strategiczne planowanie siły roboczej, dlatego ważne jest, by były poparte słusznymi dowodami.
- Szybkie reagowanie i wdrożenie napraw. Przeglądając wyniki, otrzymujemy natychmiastową informację zwrotną. Jest to doskonały powód do dyskusji na temat, co należy poprawić, aby zapewnić ciągły wzrost i rozwój, jakie działania należy wdrożyć w krótkim terminie, jakie wyznaczyć zadania, by wydajność pracowników była lepsza.
- Tworzenie i utrzymywanie standardów w organizacji. Jeśli firma ma jasne oczekiwania, a przy tym ocenia wyniki biorąc pod uwagę wcześniej określone w firmie standardy, to tworzy i utrzymuje pewne zachowania, działania, wzorce, które nie zmieniają się na przestrzeni czasu. Zapewnia to spójne funkcjonowanie całej organizacji.
- Rozpoznawanie potrzeb szkoleniowych i rozwojowych. Dzięki formularzom oceny pracowników, firmy mogą identyfikować luki w umiejętnościach osób oraz obszary, w których odnieśliby dodatkowe korzyści ze szkolenia i rozwoju pracowników. Takie ukierunkowane podejście sprawia, że programy szkoleniowe są każdorazowo dostosowywane do potrzeb personelu, maksymalizując ich skuteczność.
Jak tworzyć ramy, przy ocenie wyników?
Przed przystąpieniem do przeglądu wyników, należy ustalić sobie odpowiednie ramy po których będziemy się poruszać.
- Przed przystąpieniem do oceny.
- Śledź cele i postępy pracowników w czasie.
- Zbieraj informacje zwrotne na temat danego pracownika z różnych źródeł, np. od współpracowników, od kierowników, uzyskując tym samym pełny obraz wydajności.
- Podczas oceny pracy pracownika.
- Oceniaj pracownika wykraczając poza liczby i wyniki. Należy wziąć pod uwagę również: wysiłek włożony w pracę, wiedzę specjalistyczną, dostępne zasoby oraz chęć do współpracy.
- Doceń pracowników niezależnie od wielkości ich osiągnięć. Nagradzaj za ciężką pracę.
- Szczegółowo omów wynagrodzenia oraz propozycje awansu.
- Poinformuj pracowników, że oceniani są w sposób obiektywny i oceny te nie opierają się wyłącznie na wynikach.
- Po ocenie wydajności pracowników.
- Zachowaj ciągłość w działaniach, ustal kolejne kroki. To zapewni pracownikom klarowny obraz tego, co muszą zrobić, by osiągnąć postęp w swojej pracy. Takżę Menedżerowie będą mogli dzięki temu wyznaczyć nowe cele do oceny podczas analiz następnych wyników.
Jak skutecznie przeprowadzić ocenę wydajności pracowników?
- Określ kompetencje dla każdego stanowiska. Każda praca ma zupełnie inne potrzeby, dlatego nie można stosować jednego, uniwersalnego systemu do oceny pracowników. Na przykład skuteczność działań marketingowych należy oceniać na podstawie jakości tekstów, terminowości itp., natomiast działu HR, na podstawie efektywności zatrudniania itd. Dzięki takiej różnorodnej ocenie zarówno pracownicy jak i menedżerowie będą wiedzieli, które działania przyczyniają się bezpośrednio do wydajniejszej pracy.
- Stosuj odpowiedni system oceny. Wybierz system, który jest zgodny z kompetencjami każdego stanowiska pracy. Poniżej przykładowe, popularne skale do oceny wydajności:
- Prosta skala numeryczna, w zakresie od 1 do 5 lub od 1 do 10.
- Graficzna skala ocen, wykorzystywanie graficznych prezentacji np. skala Likerta.
- Informacje zwrotne. Zbieranie informacji zwrotnych o danym pracowniku, z różnych źródeł w firmie.
- Skala punktowa. Zaleca się stosowanie 4-punktowej skali zamiast 5-punktowej, gdyż większość menedżerów zwykle wybiera punkt pośrodku, który niejednoznaczne pokazuje sytuację pracownika.
- Nie bądź stronniczy. Przeprowadź szkolenia także z pracownikami na temat rozpoznawania i unikania uprzedzeń, które w konsekwencji mogą mieć wpływ na wyniki ocen.
- Zbieraj dane i stale otrzymuj informacje zwrotne. Rozmowy z pracownikami nie powinny być odosobnionymi przypadkami, staraj się pielęgnować kulturę ciągłego informowania pracodawcy o tym jak się pracuje. Dzięki temu formalny proces sprawdzania wyników nie będzie sytuacją stresującą.
- Oceniaj na podstawie danych. Opieraj swoje oceny wydajności na podstawie danych które zebrałeś, a nie na podstawie subiektywnych przekonań.
- Wyznaczaj cele, by poprawić ogólną wydajność pracy. Ocenę wydajności możesz wykorzystać jako platformę do współpracy. Wyznaczaj punkty, które należy poprawić i cele do osiągnięcia. Angażuj pracowników w rozmowy na temat ich rozwoju zawodowego, zapewnij im przy tym odpowiedni zasoby w celu poprawy ogólnej efektywności.
- Skorzystaj z nowoczesnych technologii. Ręczne wprowadzanie danych, może być bardzo czasochłonne oraz w trakcie ich wprowadzania może pojawiać się wiele błędów. Używanie narzędzi do zarządzania wydajnością na pewno usprawni proces i zautomatyzuje gromadzenie danych.
Stosowanie powyższych praktyk umożliwi Ci skuteczne przeprowadzanie analiz wydajności pracy, dzięki którym z łatwością dostosujesz indywidualny wkład pracowników w osiąganie celów organizacyjnych i tym samym zwiększysz swoją konkurencyjność na rynku.
