Zmiany demograficzne w Polsce spędzają sen z powiek niejednemu przedsiębiorcy. Starzejące się społeczeństwo oraz malejąca liczba młodych osób gotowych podjąć pracę w produkcji czy logistyce sprawiają, że pracodawcy muszą stawiać na legalne zatrudnienie obcokrajowców. Niestety, zatrudnienie pracowników zagranicznych wcale nie jest łatwe – to gąszcz procedur i formalności, których nieprzestrzeganie grozi surowymi karami. Na szczęście na rynku funkcjonują firmy zatrudniające obcokrajowców i dbające o zgodność z procedurami. Przekonaj się, dlaczego warto z nimi współpracować i zadbać o legalność pracy cudzoziemców.
Chociaż polska gospodarka rośnie, to otoczenie biznesowe nie szczędzi firmom wyzwań. Niepokoje na świecie, wojna za wschodnią granicą podnoszą poziom niepewności. Do tego dochodzą jeszcze problemy kadrowe. Doświadczeni pracownicy powoli osiągają wiek emerytalny. Z kolei najmłodsze pokolenia pracowników, czyli Gen Z, w dużej mierze wybiera zawody kreatywne, technologie lub pracę zdalną. Omijają w ten sposób stanowiska wymagające wysiłku fizycznego.
W tej sytuacji coraz większą rolę zyskują pracownicy z zagranicy, którzy zatrudniani przez wyspecjalizowane firmy, pomagają uzupełnić braki kadrowe. Według najnowszych danych GUS, na koniec maja 2025 r. w Polsce pracę wykonywało ponad 1 068,9 tys. cudzoziemców, co tylko potwierdza skalę i znaczenie tego trendu. Tak duża liczba pracowników spoza kraju to również przypomnienie, jak istotna jest legalność pracy cudzoziemców oraz sprawne zarządzanie procesem uzyskiwania zezwoleń na pracę.
Dla wielu firm obecność cudzoziemców w zespołach to dziś nie tyle alternatywa, ile realna konieczność, jeśli chcą utrzymać ciągłość operacji i dalszy rozwój. Właśnie dlatego współpraca z firmami zatrudniającymi obcokrajowców staje się dla biznesu strategicznym wyborem, ponieważ pozwala działać bezpiecznie, zgodnie z prawem i z dostępem do odpowiednio przygotowanej kadry. W tym artykule pokażemy, jak działa taki model współpracy oraz dlaczego często okazuje się skutecznym fundamentem stabilnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Firmy zatrudniające obcokrajowców: jak działają?
W polskich realiach, gdy mówimy o firmach zatrudniających obcokrajowców, najczęściej mamy na myśli agencje pracy tymczasowej, czyli wyspecjalizowane podmioty, które przejmują na siebie cały proces związany z zatrudnieniem cudzoziemców w Polsce. To rozwiązanie szczególnie wygodne dla przedsiębiorstw, które potrzebują szybkiego dostępu do pracowników i jednocześnie chcą mieć pewność, że każda procedura jest zgodna z przepisami dotyczącymi legalnego zatrudnienia obcokrajowców.
Jak agencja pośrednictwa pracy pomaga w zatrudnieniu cudzoziemców?
W tym modelu to agencja pracy tymczasowej jest formalnym pracodawcą. To ona zawiera umowę (o pracę tymczasową lub cywilnoprawną), zgłasza pracownika do ZUS, prowadzi ewidencję czasu pracy, wypłaca wynagrodzenie i czuwa nad BHP.
Pracownik, również ten z zagranicy, jest więc zatrudniony przez agencję, ale swoje obowiązki wykonuje u pracodawcy użytkownika, czyli firmy zgłaszającej zapotrzebowanie. Ten mechanizm jest precyzyjnie opisany w Ustawie z 2003 roku: jedna osoba może wykonywać pracę u danego pracodawcy użytkownika maksymalnie przez 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy. Dla wielu firm to najbardziej elastyczny sposób na zatrudnienie pracowników zagranicznych w okresach wzmożonego zapotrzebowania.
Legalizacja pracy pracowników zza granicy
To, co wyróżnia agencję pracy tymczasowej w kontekście cudzoziemców, to przejęcie pełnej odpowiedzialności za legalizację pracy i pobytu. Agencja prowadzi cały proces: od sprawdzenia dostępnych podstaw prawnych, przez wnioski o zezwolenia, po monitoring terminów ważności dokumentów. Dla pracodawcy użytkownika jest to gwarancja, że legalne zatrudnienie obcokrajowców odbywa się bez ryzyka błędów czy sankcji, a te w przypadku cudzoziemców są wyjątkowo dotkliwe.
Dzięki temu modelowi przedsiębiorstwa mogą skupić się na swoich operacjach, a nie na skomplikowanej biurokracji związanej z zatrudnieniem cudzoziemców w Polsce. Agencje pracy tymczasowej zapewniają zarówno zgodność z prawem, jak i realne wsparcie operacyjne. W efekcie stają się jednym z najważniejszych narzędzi do utrzymania stabilnych zespołów, zwłaszcza tam, gdzie rotacja i sezonowość są codziennością.
Legalne zatrudnienie cudzoziemców – dlaczego warto współpracować z agencją?
Współpraca z wyspecjalizowanym podmiotem znacząco ułatwia funkcjonowanie firm, zwłaszcza tam, gdzie liczy się szybka rekrutacja pracowników, pełna zgodność z przepisami oraz stabilna obsada stanowisk. Dla wielu przedsiębiorstw to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim gwarancja, że legalność pracy pracowników z zagranicy jest odpowiednio zabezpieczona, a każdy etap powierzenia pracy cudzoziemcowi przebiega zgodnie z obowiązującym prawem. W efekcie pracodawcy zatrudniający cudzoziemców zyskują partnera, który przejmuje najbardziej wymagające procesy i pozwala skupić się na rozwoju biznesu.
Legalizacja bez stresu
Zatrudnianie pracowników zagranicznych wymaga żelaznej dyscypliny formalnej. Profesjonalna firma bierze na siebie całość procedur związanych z uzyskaniem zezwolenia na pracę, oświadczeń, dokumentów pobytowych oraz monitorowaniem ich ważności. To ogromne odciążenie dla zespołów HR i właścicieli firm. Eliminacja błędów, które mogłyby narazić firmę na kontrole lub kary, jest jednym z najważniejszych powodów, dla których pracodawcy zatrudniający cudzoziemców decydują się na stałą współpracę z wyspecjalizowaną agencją.
Dostęp do szerokiej bazy pracowników zagranicznych
Profesjonalne firmy dysponują rozbudowanymi bazami kandydatów. Dzięki temu proces pozyskania osób gotowych do pracy znacząco się skraca. To przyspiesza rekrutację pracowników i pozwala reagować na sezonowe zapotrzebowanie bez ryzyka braków kadrowych.
Stabilna obsada stanowisk
Jednym z największych problemów firm jest rotacja. W przypadku cudzoziemców kluczowe jest odpowiednie wsparcie operacyjne, które zapewniają koordynatorzy. To oni czuwają nad wdrożeniem, komunikacją i codziennymi wyzwaniami. Dzięki temu pracownicy zagraniczni są lepiej dopasowani do stanowisk, szybciej wdrażają się w obowiązki i rzadziej zmieniają miejsce pracy. To przekłada się na stabilność operacji, której tak bardzo potrzebują pracodawcy zatrudniający cudzoziemców, zwłaszcza w środowiskach wymagających powtarzalności i punktualnej realizacji zamówień.
Oszczędność czasu i kosztów operacyjnych
Zlecenie procesów związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcowi zewnętrznemu partnerowi pozwala znacząco ograniczyć wewnętrzne obciążenie administracyjne. Firma zatrudniająca obcokrajowców przejmuje formalności, dokumentację, kontakt z urzędami i bieżącą obsługę pracowników. Dzięki temu pracodawca może przewidzieć koszty zatrudnienia i zaplanować operacje bez nieprzyjemnych niespodzianek. To model oszczędny, elastyczny i niezwykle efektywny, doceniany szczególnie tam, gdzie skala zatrudnienia jest wysoka, a procesy muszą działać bez opóźnień.
Wsparcie kulturowe i językowe
Pracownicy zagraniczni potrzebują nie tylko formalnej opieki, ale także wsparcia w codziennym funkcjonowaniu. Firmy specjalizujące się w zatrudnianiu cudzoziemców oferują dwujęzyczną komunikację, pomoc w integracji oraz rozwiązywanie wyzwań kulturowych, które pojawiają się naturalnie w wielonarodowych zespołach. Takie podejście buduje bezpieczeństwo i komfort pracowników, a to z kolei przekłada się na ich efektywność i zaangażowanie, wartości nieocenione dla każdego przedsiębiorstwa współpracującego z zagraniczną kadrą.
Case study z projektu Human Group międzynarodowa rekrutacja i legalizacja pracy cudzoziemców dla centrum logistycznego
Nasz klient, lider sieci dyskontów spożywczych, zmagał się z wyzwaniem zapewnienia stabilnej obsady magazynu w okresie wysokiego obciążenia operacyjnego. Aby utrzymać tempo kompletacji zamówień, otworzyliśmy rekrutację międzynarodową i szybko zbudowaliśmy zespół magazynierów gotowych do pracy w trybie zmianowym. Poza samym pozyskaniem kandydatów, bardzo ważny był jeszcze jeden czynnik. W strukturach klienta działał już zespół rosyjskojęzyczny, dlatego zadbaliśmy o to, aby nowi pracownicy mogli swobodnie się komunikować i płynnie wejść w istniejące procesy.
W efekcie stworzyliśmy spójne środowisko pracy. Równolegle przeprowadziliśmy pełny proces legalizacji zatrudnienia: od oświadczeń i dokumentów pobytowych, po monitorowanie terminów i uzyskanie stosownych zezwoleń. Dzięki temu klient miał pewność, że każdy etap powierzenia pracy cudzoziemcowi przebiegał zgodnie z przepisami, a zespół mógł bez przeszkód wejść na halę produkcyjną i rozpocząć pracę.
Zadbaliśmy także o odpowiednie wdrożenie operacyjne, lider Human Group był obecny na miejscu, wspierał pracowników, planował zmiany i czuwał nad KPI, które w tej branży są mierzone codziennie. Połączenie doświadczonych magazynierów, spójnej komunikacji i stabilnej legalizacji sprawiło, że nowy zespół szybko osiągnął wymaganą wydajność.
Finalny efekt? Klient utrzymał ciągłość procesów nawet w momentach największego obłożenia, ograniczył ryzyko przestojów i zyskał zespół, który nie tylko spełniał oczekiwania, ale realnie wzmacniał operacje magazynowe.
Podsumowanie: dlaczego warto postawić na legalne zatrudnienie cudzoziemców z doświadczonym partnerem
Rosnące potrzeby kadrowe, starzejące się społeczeństwo i sezonowe zmiany operacyjne sprawiają, że zatrudnienie pracowników zagranicznych staje się dla wielu firm realną strategią rozwoju. Aby jednak ta strategia działała, musi być oparta na pełnej zgodności z prawem: od uzyskania np. zezwolenia typu A, przez kontrolę dokumentów, aż po bieżącą obsługę administracyjną. Właśnie tu zaczyna się rola partnera, który dba o legalność zatrudnienia pracowników i gwarantuje, że praca cudzoziemca zatrudnionego w Twojej firmie odbywa się bez ryzyka i bez przestojów.
Profesjonalne wsparcie w obszarze legalnego zatrudnienia cudzoziemców to nie tylko formalności, to także dostęp do kandydatów, stabilna obsada stanowisk i pewność, że każdy etap współpracy przebiega zgodnie z procedurami. Firmy, które korzystają z takiego modelu, zyskują przewagę operacyjną i spokój, który w dzisiejszych realiach jest po prostu bezcenny.
Jeśli chcesz bezpiecznie rozwijać swój zespół, a jednocześnie mieć pewność, że legalna praca i formalna obsługa cudzoziemców są w dobrych rękach, jesteśmy do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z Human Group. Pokażemy Ci, jak skuteczne może być profesjonalne zatrudnienie pracowników zagranicznych i jak łatwo odciążyć Twój biznes od zadań, które możemy wziąć na siebie.
