Rynek pracy w Polsce zmienia się niemal z dnia na dzień. Pracodawcy coraz częściej zmagają się z rosnącą rotacją, sezonowymi wzrostami zapotrzebowania na personel i presją, by jednocześnie obniżać koszty zatrudnienia. W takich warunkach tradycyjne podejście do budowania zespołów przestaje być jedynym rozwiązaniem.
W ostatnich latach widać wyraźnie, że firmy szukają nowych sposobów na zarządzanie kadrami. Jedną z odpowiedzi na tę bolączkę są elastyczne formy zatrudnienia, które pozwalają firmom zachować ciągłość procesów, a jednocześnie sprawniej reagować na zmieniające się potrzeby biznesu. Właśnie w tym kontekście często pojawia się hasło: usługi outsourcingowe i outsourcing pracowniczy.
To coraz popularniejsze narzędzia, które świetnie sprawdzają się w firmach produkcyjnych, centrach logistycznych czy magazynach. Na czym polega proces outsourcingu pracowników? Czy to to samo co zatrudnianie pracowników tymczasowych? Jaką rolę w całym tym procesie ogrywa outsourcer? W dalszej części artykułu pokażemy, jak w praktyce wygląda taki model współpracy, jakie korzyści przynosi firmom i na co zwrócić uwagę, aby wdrożyć go skutecznie.
Definicja outsourcingu pracowniczego i różnice względem pracy tymczasowej
Usługa outsourcingu pracowników, nazywana też outsourcingiem procesowym, to rozwiązanie, które wykracza daleko poza samo dostarczanie ludzi do pracy. W tym modelu zewnętrzny partner, taki jak Human Group, przejmuje cały proces operacyjny, a nie tylko zatrudnienie pracowników. To oznacza, że odpowiada nie tylko za rekrutację i obsługę kadrowo-płacową, lecz także za wyniki, jakość i efektywność całego zleconego obszaru. W praktyce może to być np. prowadzenie działu magazynowego, kontrola jakości na linii produkcyjnej czy obsługa logistyki wysyłek, wraz z optymalizacją kosztów i raportowaniem KPI.
Dla porównania, zatrudnienie w modelu agencji pracy tymczasowej (leasing pracowników) działa inaczej. Agencja zatrudnia pracownika i wypłaca mu wynagrodzenie, ale to klient zarządza jego codzienną pracą. Co ważne, przepisy ograniczają czas, przez jaki jedna osoba może pracować w danej firmie w tym modelu: maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy.
Kluczowa różnica
Jeśli klient wybiera leasing pracowników (czyli pracę tymczasową) zachowuje pełną kontrolę nad organizacją pracy i kierowaniem zespołem, a usługodawcą jest agencja pracy tymczasowej. W outsourcingu procesowym to dostawca usługi (firmy outsourcingowe) bierze na siebie odpowiedzialność za całość procesu i jego rezultaty. Dzięki temu firma zlecająca może skupić się na swoim core business, a partner outsourcingowy staje się de facto operatorem wybranego obszaru działalności.
Wypowiedź eksperta Rafała Mikuły:
Outsourcing procesowy polega na powierzeniu zewnętrznemu partnerowi realizacji konkretnego etapu działalności operacyjnej – np. kompletowania zamówień, sortowania przesyłek czy określonego fragmentu produkcji. W efekcie klient otrzymuje gotowy rezultat, bez konieczności zarządzania personelem. Firmy outsourcingowe, takie jak Human Group, odpowiadają zarówno za jakość i terminowość wykonania zadań, jak i za organizację pracy, szkolenia, nadzór oraz rotację pracowników. Dzięki doświadczeniu, technologii i znajomości procesów jesteśmy w stanie realizować te zadania szybciej i efektywniej, przy jednoczesnym zachowaniu standardów obowiązujących u klienta.
Główne korzyści outsourcingu pracowniczego (procesowego)
Usługa outsourcingu pracowników (outsourcing procesowy) to nie tylko sposób na szybkie pozyskanie załogi, ale przede wszystkim strategiczne rozwiązanie, które wspiera rozwój biznesu. Dobrze wdrożony model współpracy pozwala firmie zyskać czas, zasoby i przewagę konkurencyjną. Oto najważniejsze korzyści:
- Redukcja kosztów zatrudnienia i administracji kadrowej
Partner outsourcingowy przejmuje na siebie obsługę umów, rozliczenia podatkowe, składki ZUS oraz całą dokumentację pracowniczą. Firma zlecająca nie musi rozbudowywać własnego działu kadr, co realnie obniża koszty stałe. - Odciążenie działu HR i menedżerów operacyjnych
Outsourcing pozwala zespołowi HR skoncentrować się na działaniach strategicznych np. budowaniu marki pracodawcy, rozwoju kompetencji czy projektach rozwojowych, zamiast na bieżącej administracji i zarządzaniu grafikami. - Dostęp do know-how i nowoczesnych narzędzi partnera outsourcingowego
Doświadczony outsourcer, który zna specyfikę danej branży, potrafi zoptymalizować procesy, dobrać odpowiednie systemy raportowania i efektywnie zarządzać zespołem. Dzięki temu proces jest prowadzony zgodnie z najlepszymi praktykami rynkowymi i w oparciu o dane. - Możliwość skalowania zespołu w zależności od potrzeb biznesowych
W modelu outsourcingowym łatwo dostosować wielkość zespołu do sezonowych wzrostów zamówień, nowych kontraktów czy zmian w wolumenie produkcji – bez długotrwałych rekrutacji i ryzyka nadmiaru zatrudnienia poza szczytem sezonu.
Jak wygląda proces outsourcingu krok po kroku
Outsourcing pracowniczy to nie tylko dostarczenie ludzi do pracy, ale przejęcie odpowiedzialności za cały proces i jego wyniki. Na przykładzie projektów realizowanych przez Human Group – od sezonowej produkcji ozdób świątecznych, przez obsługę magazynu, aż po zbudowanie od zera zespołu w nowej fabryce – widać, że kluczem do sukcesu jest przemyślany i wieloetapowy proces.
1. Analiza potrzeb i określenie celów
Współpracę zaczynamy od szczegółowej diagnozy sytuacji klienta: badamy aktualne wyzwania, wolumen produkcji, poziom rotacji, wymagania jakościowe i czasowe. Ustalamy KPI np. terminowość zamówień, efektywność zmian, minimalny poziom absencji. Dzięki temu rozwiązanie jest szyte na miarę, a nie uniwersalnym schematem.
2. Projektowanie rozwiązania i harmonogramu
Na podstawie analizy przygotowujemy roadmapę wdrożenia: harmonogram rekrutacji, plan onboardingu, system szkoleń i model organizacji zmian. W przypadku produkcji w trudnych warunkach (np. praca na zewnątrz) przewidujemy dodatkowe przerwy, środki ochrony i system motywacyjny, by utrzymać frekwencję.
3. Rekrutacja i legalizacja zatrudnienia
Budujemy zespół w oparciu o własną bazę kandydatów i sieć rekrutacyjną. W projektach sezonowych rekrutacja trwa zaledwie kilka dni – jak w przypadku 120 pracowników produkcji ozdób świątecznych.
Jeśli w zespole są cudzoziemcy, zajmujemy się legalizacją zatrudnienia (zezwolenia na pracę, karty pobytu), dzięki czemu wszyscy pracownicy mogą rozpocząć pracę zgodnie z prawem i na czas.
4. Wdrożenie i obecność koordynatora onsite
Po rekrutacji przeprowadzamy szkolenie stanowiskowe i BHP, a następnie obejmujemy zespół stałą opieką koordynatora obecnego na miejscu. Koordynator dba o grafiki, frekwencję, komunikację z liderami produkcji i szybkie rozwiązywanie problemów. To znacznie odciąża dział HR i kierowników liniowych po stronie klienta.
5. Realizacja procesu i raportowanie KPI
Przejmujemy odpowiedzialność za wykonanie zadań – kompletowanie zamówień, produkcję, pakowanie czy logistykę. Na bieżąco raportujemy wskaźniki efektywności: frekwencję, jakość, wydajność. Dzięki temu klient ma pełną kontrolę nad procesem bez konieczności zarządzania zespołem na co dzień.
6. Stała optymalizacja i skalowanie
Na podstawie zebranych danych wprowadzamy zmiany, które zwiększają wydajność i redukują koszty. Jeśli rośnie zapotrzebowanie – skalujemy zespół, tak jak w przypadku projektów sezonowych czy nagłych wzrostów produkcji.
Dlaczego to działa?
Dzięki takiemu podejściu klient otrzymuje kompleksową usługę – od analizy i rekrutacji po codzienne zarządzanie procesem i raportowanie wyników. Efekt? Stabilna produkcja, mniejsza rotacja i realna oszczędność czasu menedżerów, którzy mogą skupić się na rozwoju biznesu.
Podsumowanie
Outsourcing pracowniczy to rozwiązanie, które łączy elastyczność, bezpieczeństwo i realne oszczędności. Dobrze wdrożona usługa outsourcingu pracowników pozwala firmom nie tylko szybko zbudować zespół, ale też utrzymać stabilność procesów, ograniczyć rotację i odciążyć działy HR. W przeciwieństwie do modelu, jakim jest praca tymczasowa, outsourcing procesowy daje większą kontrolę nad efektem końcowym i odpowiedzialność po stronie partnera. Doświadczone firmy outsourcingowe, takie jak Human Group, stają się faktycznym operatorem wybranego obszaru biznesu – dbają o rekrutację, legalizację, zarządzanie zespołem i raportowanie wyników.
Jeżeli twoja firma zmaga się z brakami kadrowymi, rosnącą rotacją lub sezonowymi wzrostami produkcji – outsourcing pracowniczy może być najlepszą odpowiedzią na te wyzwania. Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o tym, jak usługa outsourcingu pracowników może usprawnić Twoje procesy i uwolnić czas Twoich menedżerów na to, co naprawdę ważne – rozwój biznesu.
